คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร

ความหมายของเอกสาร
เอกสาร (Document) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในงานธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความที่ยังอาจถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ  ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆ เป็นต้น

ความสำคัญของเอกสาร
ระยะเริ่มต้นของหน่อยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าออก ซึ้งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและความสำคัญมากขึ้น เพราะ เอกสารเหล่านี้ว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อ่เป็นหลักฐานของอนาคตต่อไป ในหน่อยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจ ใดมีระบบการจักการ เก็บ รักษา ค้นหา และทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นจะต้องดำเนินการไปด้วยความคล่องตัว มีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่อยงานธุรกิจเพราะ
1. เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2. เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4. เอกสารเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา

ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่อยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ในฌฆษณา ใบสั่งซื้อสิรค้า ใบแจ้งยอดเงานฝากธนาคารและเอกสารอื่นๆ
2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่นรูปไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนั้นจะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ